Professionelle administrative Unterstützung für Solo-Selbstständige, kleine Unternehmen, Privatvermieter und Privatkunden – remote, zuverlässig, ohne langen Onboarding-Prozess.
Ich unterstütze Menschen, die ihr Kerngeschäft lieben – aber keine Zeit für Verwaltung haben. Egal ob Handwerker, Vermieter, Coach oder Privatperson.
Ob Geschäftsreise oder Privaturlaub – Reisen kosten Zeit, die du nicht hast. Ich übernehme die komplette Organisation: von der ersten Recherche bis zur fertigen Reisekostenabrechnung.
Du sagst mir wohin, wann und was du brauchst. Den Rest erledige ich.
3 kurze Fragen – und du weißt, wo du stehst. Kein Kalkulator, kein Verkaufsdruck.
Ich bin Dagmar, virtuelle Assistentin mit 23 Jahren Erfahrung in der öffentlichen Verwaltung. Liegenschaftsverwaltung, Assistenz der Hauptamtsleitung, Finanzverwaltung – ich kenne Buchhaltung, Rechnungen und Büroorganisation aus der Praxis, nicht aus dem Lehrbuch.
Neben meiner Tätigkeit als Flugbegleiterin habe ich BackStage Office gegründet – weil ich weiß, wie wertvoll es ist, wenn jemand die administrativen Dinge wirklich versteht und einfach macht.
Eine virtuelle Assistentin ist eine selbstständige Fachkraft, die administrative, organisatorische und kommunikative Aufgaben remote übernimmt – für dich, ohne bei dir im Büro zu sitzen.
Du zahlst nur für das, was du wirklich brauchst. Keine Lohnnebenkosten, keine Urlaubsvertretung, kein Bürostuhl.
Hier teile ich Wissen rund um virtuelle Assistenz, Verwaltung und Organisation – damit du weißt, was dich erwartet und ob es das Richtige für dich ist.
Viele kennen den Begriff, aber nur wenige wissen genau, was dahintersteckt. Ich erkläre, was eine VA wirklich macht, wie die Zusammenarbeit funktioniert – und warum es sich für dich lohnen kann.
Du arbeitest abends noch E-Mails ab, verlierst Rechnungen im Chaos oder vergisst Fristen? Das sind klare Signale. Ich zeige dir fünf konkrete Situationen, in denen eine VA sofort hilft.
Vom Flug über das Hotel bis zur fertigen Reisekostenabrechnung – wer das selbst erledigt, verbrennt wertvolle Arbeitszeit. Ich zeige, wie delegierte Reiseplanung im Alltag wirklich aussieht.
Viele Selbstständige schreiben Rechnungen aus dem Bauch heraus. Dabei gibt es klare gesetzliche Pflichtangaben. Ich zeige dir was draufmuss – und warum eine falsche Rechnung teuer werden kann.
Weitere Artikel folgen in Kürze.
Der Begriff „virtuelle Assistentin" klingt für viele noch neu. Dabei ist das Konzept denkbar einfach: Eine VA ist eine selbstständige Fachkraft, die administrative, organisatorische und kommunikative Aufgaben remote übernimmt – also von zu Hause aus, ohne in deinem Büro zu sitzen.
Der Alltag einer virtuellen Assistentin ist vielfältig. Je nach Kundin oder Kunde bedeutet das: E-Mails beantworten, Rechnungen erstellen, Termine koordinieren, Recherchen durchführen, Reisen planen oder Nebenkostenabrechnungen erstellen. Kurzum: alles, was du selbst erledigen müsstest – aber keine Zeit dafür hast.
Alles läuft digital: per E-Mail, Telefon, Video-Call oder über Tools wie Trello, Notion oder einfach WhatsApp – je nachdem, was für dich am besten passt. Du gibst Aufgaben weiter, ich erledige sie. So einfach ist das.
Bei einer VA zahlst du nur für das, was du wirklich brauchst. Keine Lohnnebenkosten, kein Urlaubsgeld, keine Krankmeldungen. Du buchst ein monatliches Paket – und kannst es monatlich kündigen. Das macht eine VA besonders für Solo-Selbstständige und kleine Unternehmen interessant.
Für jeden, der seine Zeit lieber in sein Kerngeschäft investiert als in Verwaltung. Ob Handwerker, Coach, Privatvermieter oder Privatperson – wenn du merkst, dass administrative Aufgaben dich ausbremsen, ist eine VA die Lösung.
Kennst du das? Der Arbeitstag ist längst vorbei, aber du sitzt noch an E-Mails. Oder du weißt, dass eine Rechnung raus muss – aber irgendwie kommt immer etwas dazwischen. Das sind keine Kleinigkeiten. Das sind klare Signale.
Wenn E-Mails, Rechnungen oder Papierkram erst nach 18 Uhr dran kommen, raubt dir Verwaltung deine Freizeit. Das ist kein nachhaltiges Modell – weder für dich noch für dein Business.
Mahnungen, die du nicht verschickst. Angebote, die du zu spät schreibst. Termine, die du vergisst zu koordinieren. Wenn das öfter passiert, verlierst du nicht nur Zeit – sondern auch Geld und Reputation.
Der Schreibtisch (digital oder analog) ist voll, die Aufgabenliste wächst, und du weißt nicht wo du anfangen sollst. Ein klares Zeichen, dass du Unterstützung bei der Struktur brauchst.
Als Handwerker bist du für dein Handwerk da. Als Coach für deine Klienten. Wenn du stundenlang Rechnungen tippst oder Nebenkostenabrechnungen erstellst, arbeitest du nicht an deinem Business – sondern nur darin.
Das klingt simpel, ist aber ein echter Indikator. Wenn Verwaltung dich Energie kostet statt sie zu geben, solltest du sie abgeben. An jemanden, der genau das gerne macht – wie ich.
Eine Geschäftsreise planen klingt erstmal nach wenig Aufwand. Flug raussuchen, Hotel buchen, fertig. Aber wer das selbst macht, kennt die Realität: Man vergleicht zehn verschiedene Verbindungen, sucht nach dem günstigsten Hotel in der richtigen Lage, vergisst das Mietwagen-Upgrade und sitzt am Ende mit einem Stapel Belegen, der zur Reisekostenabrechnung werden muss.
Studien zeigen, dass die Planung einer einzelnen Geschäftsreise im Schnitt 1–3 Stunden kostet. Dazu kommen nach der Reise nochmal 30–60 Minuten für die Reisekostenabrechnung. Bei vier Reisen im Jahr macht das schnell einen vollen Arbeitstag – den du woanders dringender brauchst.
Von der ersten Anfrage bis zur fertigen Abrechnung läuft alles über mich. Du sagst mir wohin, wann und was du brauchst – ich recherchiere Optionen, buche nach deiner Freigabe, stelle alle Dokumente zusammen und erstelle nach der Reise die fertige Reisekostenabrechnung. Steuerlich korrekt aufbereitet.
Das Gleiche gilt für private Reisen. Du weißt grob wohin du möchtest, aber keine Lust auf stundenlange Vergleichsportale? Ich plane deinen Urlaub nach deinen Wünschen – vom Flug über das Hotel bis zur Aktivitätenliste vor Ort. Inklusive Packliste und Checkliste für die Einreise.
Reiseplanung und Reisekostenabrechnung ist Teil meiner monatlichen Pakete – kein Zusatzpreis pro Buchung. Du weißt vorher genau was du zahlst. Im Erstgespräch schauen wir gemeinsam, welches Paket für dich sinnvoll ist.
Rechnungen schreiben kostet Zeit – Zeit, die du eigentlich für dein Kerngeschäft brauchst. Ich übernehme die komplette Rechnungsstellung für dich. Wie das in der Praxis aussieht? Hier ist der genaue Ablauf.
Beim Start richten wir gemeinsam eine Vorlage ein – mit deinem Logo, deiner Adresse, deiner Steuernummer und dem richtigen Kleinunternehmer-Hinweis falls zutreffend. Das machen wir einmal sauber – und danach läuft es automatisch.
Nach jeder Leistung schickst du mir kurz die wichtigsten Infos – per WhatsApp, E-Mail oder wie du magst: Kundenname, was du gemacht hast, Betrag. Mehr brauche ich nicht. Kein Formular, kein System das du lernen musst.
Ich erstelle die fertige Rechnung mit allen Pflichtangaben, der richtigen Rechnungsnummer und dem korrekten Datum. Vollständig, professionell, versandfertig. Du bekommst sie zur kurzen Freigabe – und ich schicke sie direkt an deinen Kunden.
Ich behalte den Überblick welche Rechnungen noch offen sind. Wenn ein Kunde nicht zahlt, verschicke ich auf Wunsch eine freundliche Zahlungserinnerung oder eine formelle Mahnung – in deinem Namen, in deinem Ton.
Keine vergessenen Rechnungen mehr. Kein Stress mit offenen Posten. Keine Fehler bei den Pflichtangaben. Und vor allem: Zeit. Zeit für das, was du wirklich gut kannst.
Das erste Gespräch kostet nichts außer 30 Minuten deiner Zeit. Wir schauen gemeinsam, ob und wie ich dir helfen kann. Kein Verkaufsgespräch – versprochen.
Dagmar Denhardt
BackStage Office
Schwarzwaldstraße 5
36396 Steinau an der Straße
Telefon: 0151 11609283
E-Mail: backstageoffice.va@gmail.com
Website: www.backstage-office.com
Virtuelle Assistentin (selbstständig)
Als Kleinunternehmerin im Sinne von § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer erhoben und daher auch nicht ausgewiesen.
Dagmar Denhardt, Schwarzwaldstraße 5, 36396 Steinau an der Straße
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